§ 1. Postanowienia ogólne
- Regulamin określa zasady świadczenia drogą elektroniczną usługi ClinHub przez SLOVE sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu, ul. Kwiska 194, 54-210 Wrocław, KRS 0001182349, NIP 8943264082 (dalej: „Operator”), kontakt: [email protected].
- Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
- Usługa jest przeznaczona dla podmiotów wykonujących działalność leczniczą (dalej: „Placówki”) oraz osób, którym Placówka udostępniła dostęp do usługi (dalej: „Użytkownicy”). Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów ani dla pacjentów.
- Umowa z Placówką może określać warunki odmienne od Regulaminu; w razie sprzeczności pierwszeństwo ma umowa.
§ 2. Definicje
- Usługa / ClinHub — aplikacja mobilna (iOS, Android) i webowa (app.clinhub.pl) wraz z infrastrukturą serwerową, umożliwiająca komunikację i organizację pracy zespołów szpitalnych.
- Placówka — podmiot leczniczy lub inny podmiot, który zawarł z Operatorem umowę o korzystanie z Usługi.
- Administrator Placówki — osoba wyznaczona przez Placówkę do zarządzania jej strukturą (szpitale, oddziały, grupy), kontami, zaproszeniami i modułami.
- Użytkownik — osoba pełnoletnia, która założyła konto na podstawie zaproszenia wydanego w imieniu Placówki.
- Moduł wiedzy — treść o charakterze klinicznym udostępniana w Usłudze (np. kalkulator, protokół, tabela, dokument, procedura).
- Treści Użytkownika — wiadomości, załączniki, ogłoszenia, grafiki, procedury, moduły i inne materiały wprowadzone do Usługi przez Placówkę lub Użytkowników.
§ 3. Zakres usługi
- Usługa obejmuje w szczególności: odprawy wideo (z opcjonalnym nagrywaniem i transkrypcją), ogłoszenia, czat kanałów oddziału i rozmowy bezpośrednie, grafik dyżurów importowany z plików PDF, procedury wewnętrzne z potwierdzeniem zapoznania, moduły wiedzy klinicznej oraz panel administracyjny.
- Zakres funkcji dostępnych dla danej Placówki, liczba oddziałów i Użytkowników oraz parametry wsparcia mogą być określone w umowie.
- Operator rozwija Usługę i może zmieniać jej funkcje, o ile nie pogarsza to istotnie zakresu Usługi uzgodnionego z Placówką.
§ 4. Wymagania techniczne
- Do korzystania z Usługi potrzebne są: urządzenie z aktualnym systemem iOS lub Android albo aktualna przeglądarka internetowa (Chrome, Safari, Firefox, Edge), dostęp do internetu oraz aktywny adres e-mail lub konto Google/Apple.
- Odprawy wideo wymagają kamery i mikrofonu; skanowanie zaproszeń i rozpoznawanie leków — aparatu.
- Pobrane moduły wiedzy mogą działać bez dostępu do internetu; pozostałe funkcje wymagają połączenia z serwerem.
§ 5. Umowa i konta
- Umowę o korzystanie z Usługi zawiera Placówka z Operatorem, w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej. Do umowy dołącza się umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (§ 8).
- Konto Użytkownika zakłada się wyłącznie na podstawie zaproszenia (kod QR lub link) wydanego przez Administratora Placówki. Zaproszenie przypisuje Użytkownika do określonego szpitala, oddziału, grupy i roli.
- Użytkownik zobowiązuje się podać prawdziwe dane, chronić dane logowania i nie udostępniać konta innym osobom.
- Placówka odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień, w szczególności za niezwłoczne usunięcie z oddziału osób, które przestały pracować w Placówce.
§ 6. Zasady korzystania
- Usługa służy do komunikacji i organizacji pracy personelu. Usługa nie jest systemem dokumentacji medycznej i nie zastępuje systemu HIS ani dokumentacji prowadzonej na podstawie przepisów o prawach pacjenta.
- Zabronione jest umieszczanie w czacie, ogłoszeniach, załącznikach i nagraniach danych pozwalających zidentyfikować pacjenta, chyba że Placówka — jako administrator — wyraźnie to dopuściła i zapewniła podstawę prawną; Operator zaleca rezygnację z takich danych.
- Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, obraźliwych, naruszających dobra osobiste, tajemnicę zawodową lub prawa osób trzecich, a także działania zakłócające pracę Usługi (m.in. próby obejścia zabezpieczeń, automatyczne pobieranie danych, wprowadzanie złośliwego oprogramowania).
- Nagrywanie odpraw jest dopuszczalne wyłącznie po jego włączeniu przez moderatora i poinformowaniu uczestników; Placówka odpowiada za zapewnienie podstawy prawnej nagrywania.
- Użytkownicy mogą zgłaszać treści naruszające Regulamin funkcją „Zgłoś” w aplikacji lub na adres [email protected]. Treści naruszające Regulamin mogą zostać usunięte przez moderatora, Administratora Placówki lub Operatora, a konto — zablokowane.
§ 7. Treści medyczne i moduły wiedzy
- Moduły wiedzy, kalkulatory i wyniki rozpoznawania leków mają charakter pomocniczy i informacyjny. Nie stanowią porady medycznej i nie zastępują oceny klinicznej, wiedzy i doświadczenia lekarza, aktualnych wytycznych ani Charakterystyk Produktów Leczniczych.
- Decyzje diagnostyczne i terapeutyczne podejmuje wyłącznie uprawniony personel medyczny, na własną odpowiedzialność zawodową. Użytkownik weryfikuje wynik z danymi źródłowymi, w szczególności przy nietypowych parametrach pacjenta.
- Za treść modułów, procedur i dokumentów opracowanych lub opublikowanych przez Placówkę odpowiada Placówka. Operator dokłada należytej staranności przy przygotowaniu modułów własnych, podając źródła piśmiennictwa i wersję treści.
- Rozpoznawanie leków ze zdjęcia (OCR) może być niedokładne; wynik należy zawsze porównać z opakowaniem lub dokumentacją.
§ 8. Ochrona danych osobowych
- Administratorem danych osobowych Użytkowników i innych osób, których dane są przetwarzane w Usłudze w związku z działalnością Placówki, jest Placówka.
- Operator jest podmiotem przetwarzającym (art. 28 RODO) i przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Placówki, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, która określa w szczególności przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych, kategorie osób, środki bezpieczeństwa, zasady korzystania z dalszych podmiotów przetwarzających oraz zasady zwrotu lub usunięcia danych po zakończeniu umowy.
- Operator przechowuje dane na serwerach zlokalizowanych w Polsce, stosuje szyfrowanie połączeń, kontrolę dostępu na poziomie bazy danych (Row Level Security), kopie zapasowe oraz szyfrowanie danych podręcznych na urządzeniach mobilnych.
- Operator wspiera Placówkę w realizacji praw osób, których dane dotyczą, w ocenie skutków dla ochrony danych oraz w obsłudze naruszeń; o stwierdzonym naruszeniu ochrony danych Operator zawiadamia Placówkę bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego stwierdzenia.
- Operator jest odrębnym administratorem wyłącznie w zakresie danych niezbędnych do zawarcia i wykonania umowy z Placówką (dane osób kontaktowych), logów bezpieczeństwa oraz dochodzenia roszczeń.
- Szczegółowe informacje zawiera Polityka prywatności.
§ 9. Dostępność i wsparcie
- Operator dokłada starań, aby Usługa była dostępna całodobowo. Dopuszczalne są przerwy techniczne, o ile to możliwe zapowiadane z wyprzedzeniem i planowane poza godzinami największego obciążenia.
- Usługa korzysta z sieci internet i usług dostawców zewnętrznych; Operator nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności w przypadkach od niego niezależnych.
- Usługa nie może być jedynym kanałem komunikacji w sytuacjach nagłych (np. wezwania do resuscytacji, alarmy). Placówka utrzymuje własne procedury i kanały alarmowe.
- Wsparcie techniczne jest świadczone pod adresem [email protected]; poziom wsparcia (SLA) może określać umowa.
§ 10. Odpowiedzialność
- Operator odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych, z zastrzeżeniem postanowień poniżej i w umowie.
- Operator nie odpowiada za: decyzje kliniczne podjęte z wykorzystaniem modułów wiedzy (§ 7), Treści Użytkownika, skutki nadania uprawnień przez Placówkę, udostępnienia danych logowania osobom trzecim ani przerwy wynikające z siły wyższej lub działania dostawców internetu.
- O ile umowa nie stanowi inaczej, łączna odpowiedzialność Operatora wobec Placówki ogranicza się do szkody rzeczywistej i do wysokości wynagrodzenia zapłaconego za ostatnie 12 miesięcy. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć z mocy prawa.
§ 11. Własność intelektualna
- Prawa do oprogramowania ClinHub, znaku, logo i modułów opracowanych przez Operatora przysługują Operatorowi lub jego licencjodawcom. Placówka i Użytkownicy otrzymują niewyłączną, nieprzenoszalną licencję na korzystanie z Usługi w okresie obowiązywania umowy, wyłącznie na potrzeby Placówki.
- Treści Użytkownika pozostają własnością Placówki lub ich autorów. Operator korzysta z nich wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi.
§ 12. Opłaty
Wynagrodzenie, okres rozliczeniowy i warunki płatności określa umowa z Placówką. Użytkownicy nie ponoszą opłat za korzystanie z Usługi. Usługa nie zawiera reklam.
§ 13. Reklamacje
- Reklamacje dotyczące Usługi można składać na adres [email protected], opisując problem, datę jego wystąpienia, urządzenie i wersję aplikacji.
- Operator rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada na adres, z którego ją wysłano.
§ 14. Zakończenie umowy i usunięcie konta
- Placówka może rozwiązać umowę na zasadach w niej określonych. Po zakończeniu umowy Operator — według wyboru Placówki — zwraca dane w formacie umożliwiającym ich odczyt lub je usuwa, z zastrzeżeniem okresu przechowywania kopii zapasowych (do 30 dni).
- Użytkownik może w każdej chwili zażądać usunięcia konta w sposób opisany w Polityce prywatności. Administrator Placówki może usunąć Użytkownika z oddziału lub zablokować jego konto.
- Operator może zablokować konto Użytkownika, który rażąco narusza Regulamin, informując o tym Placówkę.
§ 15. Postanowienia końcowe
- Operator może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (zmiana przepisów, zmiana funkcji Usługi, względy bezpieczeństwa). O zmianie informuje Placówki i Użytkowników w aplikacji lub e-mailem co najmniej 14 dni przed wejściem jej w życie.
- W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie, w szczególności Kodeks cywilny, ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz RODO.
- Spory z Placówką rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Operatora, chyba że umowa stanowi inaczej.
- Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna pod adresem clinhub.pl/terms.